Para conocer si estoy anotado en la Agencia de Protección de Datos, en primer lugar debo conocer si la compañía para la que trabajo, se rige por la LOPD.
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¿De qué manera saber si estoy anotado en la Agencia de Protección de Datos?
Como bien es sabido, todas las compañías que manejen datos personales, están en la obligación de cumplir la normativa en vigor de la LOPD.
Sin embargo debemos tomar en consideración, como parte inicial, es conocer si nuestra empresa está regida por esta Ley.
Por medio de la Agencia de Protección de Datos, las compañías podían contrastar si tenían o bien no anotados sus archivos.
El RGPD da libre acceso a los que desean preguntar las inscripciones de los archivos tanto propias como extrañas en cualquier instante.
Formulario de Búsqueda
El procedimiento para revisar que una compañía está anotada de antemano era:
- En la web de la AEPD, darle clic en archivos.
- Clickea en titularidad privada.
- Escribe el NIF/DNI o bien la denominación social, conforme sea el caso.
- Siguiente le das a “Buscar”.
Del resultado de esta búsqueda, se conseguía la relación de archivos que cumplían con las peculiaridades pedidas, acorde a la denominación social y el nombre del archivo.
Desde el año 2018, hasta nuestros días, con la vigencia del RGPD ya no se anotan los archivos en la AEPD.
Este portal web, ya no se halla activo para efectuar este género de consultas.
En la actualidad, hay otros factores para cumplir la normativa de la LOPD, a través de la herramienta de la AEPD Facilita RGPD.
También podrías contactar una empresa que te asista con esta nueva demanda, por aquí puedes pedir presupuesto.
Resultados
Cada archivo que se halle anotado en el RGPD, va a tener un informe resumen en la primera página, con lo siguiente:
- Denominación social o bien nombre del responsable del mismo.
- Nombre del archivo.
- Usos y finalidad ya establecidos.
- Dirección donde ejercita sus derechos y anula la información el interesado.
- Naturaleza de la información.
- Transferencias
- Comunicación y transmisión de datos.
- Clasificación del archivo y tipos de datos.
¿Qué es un archivo?
Un ficheroes una fichero en el que se guarda la información de carácter personal.
Dicho de otro modo, es una base de datos que deja almacenar información personal de empleo limitado.
Tipos de Ficheros
De pacto al mecanismo de organización, almacenaje y por acceso de datos, hay 4 géneros de archivos que debemos mencionar:
- Automatizados: Están organizados de forma digitalizada, a la que se accede desde cualquier clase de aplicación o bien proceso informático.
- No Automatizados: Son aquellos que guardan la información en papeles, un caso de ello son los expedientes de los empleados guardados en un archivador.
- Titularidad Privada: Representan aquellos que están bajo la tutela de personas o bien empresas físicas, siempre que no estén vinculados a la administración pública.
- Es de hacer mención, que los que los datos personales que se guardan en los entes son de titularidad privada.
- Titularidad pública: Aquellos archivos que correspondan a un ente público, bien sea gobierno, administración pública, etc.
Niveles de Seguridad de Ficheros
Dependiendo de su naturaleza, los archivos se distinguen en 3 niveles de seguridad.
Es decir, acorde a la información guardada, y en dependencia de la confidencialidad de los datos, conforme a lo establecido en la LOPD.
- Básico: se tomara en cuenta a todos y cada uno de los ficheros que contengan información personal, por su parte en todos y cada uno de los niveles.
- Medio: Se tomara en cuenta aquellos archivos que contengan información crediticia y financiera.
- Alto: Se aplica a todos y cada uno de los archivos que contengan información relativa a ideología, política, opiniones, origen racial, etc.
Inscripción en la Agencia de Protección de Datos
La AEPD estableció un sistema de forma gratuita, en la que avisa que se puede acceder a través de su portal web llamado Notificaciones Telemáticas.
Para ello, debes consignar de forma física, la petición en la AEPD o bien mediante internet a través de un certificado digital, con firma electrónica.
También puedes acceder a una guía para anotar los archivos en la AEPD.
Preguntas frecuentes
1.- ¿Qué es la Agencia Estatal de Protección de Datos?
La Agencia De España de Protección de Datos es la responsable de proteged el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos en España.
Es un organismo con personalidad jurídica, y de Derecho Público.
2.- ¿Cuantos archivos debo anotar?
En España, la LOPD demanda como requisito primordial, la constitución de un archivo de datos, y la notificación a la AEPD de la creación de este.
El archivo, es considerado como una base de datos, en la que se irá guardando la información que se marcha compendiando.
Previo a crear la base de datos, se debe anotar el archivo en la AEPD.
Tomando en cuenta esto, se deben anotar todos y cada uno de los archivos que se tengan prestos a efectuarse.
3.- ¿Exactamente en qué instante debo anotar un archivo en la AEPD?
Todos los archivos han de estar inscritos anteriores a la creación de la base de datos o bien a la recolección de estos.
Un ejemplo de ello, es que debes hacerlo ya antes de comenzar la transmisión de las cámaras de seguridad que se hayan instalado en la compañía.
4.- ¿Qué es un archivo?
El archivo se define como una base de datos que deja guardar datos considerados de carácter personal.
5.- ¿Cuales son las estadísticas sobre los archivos?
En la AEPD existen cerca de 5 millones de archivos anotados, de los que en su mayor parte son de titularidad privada.
A comienzos del año 2018, se anotaron cerca de treinta y 5 mil archivos.
Eran comunidades de propietarios (ámbitos de actividad) se sitúan en el primer sitio, muy de cerca les prosiguen los ámbitos de sanidad y comercio.
A estos les pertenecen la mitad de las inscripciones, al tiempo que en su mayor parte pertenecen a la titularidad pública.
6.- Tengo un comercio on line, ¿Qué inscripción me aconsejas?
Cuando se trata de un comercio online, se aconseja efectuar los próximos ficheros:
- Recursos Humanos: Este archivo incluye los datos personales de los empleados.
- Contabilidad: Información referente a la contabilidad de la compañía.
- Página web: Se incluye datos como e-mails, correos, direcciones, números de teléfono, etc.
- Proveedores: Se incluyen los datos de todos y cada uno de los distribuidores con os cuales se interacciona.
- Usuarios: Se sostienen los datos de los usuarios que participan en la página web.
Nos leemos!!!